オフィスツールと表計算

ねらい

仕事でよく使うソフトウェアの働きを学びます。このレッスンを終えると、表計算ソフトで式を複製したときのふるまいを説明でき、参照の書き分けができるようになります。

事務で使う道具

• 文書作成ソフト… 文章を書き、体裁を整えます。
• 表計算ソフト… 数値を計算し、集計し、グラフにします。
• プレゼンテーションソフト… 発表用の資料を作ります。
• データベースソフト… 大量のデータを蓄えて検索します。

同じ内容でも、扱い方に向き不向きがあります。数値を集計して分析するなら表計算、大量のデータを条件で絞り込むならデータベースが向きます。

セルと式

表計算ソフトでは、マス目1つをセルと呼び、列の記号と行の番号で場所を指します。左上のセルなら A1 です。

セルには、値だけでなく式を入れられます。=B2+C2 のように書くと、参照したセルの値が変わると、結果も自動で更新されます。

代表的な関数には、次のようなものがあります。

相対参照と絶対参照

表計算で最もつまずくのが、式を複製したときの参照のずれです。

• 相対参照… B2 のように書きます。式を複製すると、複製した方向にあわせて参照先もずれます。下に1つ複製すれば B3 になります。
• 絶対参照… $B$2 のようにドル記号を付けます。複製しても参照先は動きません。

たとえば、商品ごとの税込金額を出すとします。

• 単価がB列に並び、消費税率は E1 に1つだけ書いてあるとします。
• C2 に =B2*(1+$E$1) と書いて、下へ複製します。
• B2 は相対参照なので B3、B4 とずれます。これは望みどおりです。
• $E$1 は絶対参照なので E1 のままです。税率は1か所にしかないので、ずれては困ります。

共通の値を式の中に直接書かないことも大切です。税率を式に直接書くと、税率が変わったときにすべての式を直すことになります。1か所のセルに置いて参照すれば、そのセルを直すだけで済みます。

グラフの選び方

• 棒グラフ… 量を比べる。
• 折れ線グラフ… 時間による変化を見る。
• 円グラフ… 全体に占める割合を見る。
• 散布図… 2つの値の関係を見る。

見せたいものが「比較」か「変化」か「割合」か「関係」かで選びます。

まとめ

表計算では、セルに式を入れると参照先の変化に自動で追随します。式を複製したとき、相対参照は参照先がずれ、絶対参照はドル記号で固定されるのでずれません。税率のような共通の値は1か所のセルに置き、絶対参照で参照します。グラフは、見せたいものが比較・変化・割合・関係のどれかで選びます。

理解の確認

セル C2 に =B2*$E$1 と入力し、これをセル C3、C4 へ複製しました。C3 と C4 の式はそれぞれどうなるでしょうか。またなぜそうなるのか説明してください。

答え: C3 は =B3*$E$1、C4 は =B4*$E$1 になります。

B2 は相対参照なので、式を1行下へ複製すると参照先も1行下へずれ、B3・B4 と変化します。商品ごとに違う単価を参照したいので、この動きが望みどおりです。

$E$1 は列と行の両方にドル記号が付いた絶対参照なので、どこへ複製しても E1 のまま動きません。消費税率のように1か所にしか無い共通の値は、ずれてしまうと空白のセルを参照して計算が誤るため、固定する必要があります。