業務プロセス

ねらい

仕事の流れを見える形にして、良くする方法を学びます。このレッスンを終えると、業務を図に表す道具の使い分けと、作り変えることと改善し続けることの違い、そして自動化に向く仕事の条件を説明できるようになります。

流れを図にすると、無駄が見えます

仕事の手順を言葉で説明すると、人によって理解が違ってきます。図にすると、どこで止まっているかが誰の目にも見えます。

図の描き方には、目的の違う道具があります。

業務フロー図は「人と作業」、DFDは「データの流れ」、E-R図は「データの関係」を見ます。同じ業務でも、見たいものが違えば描く図も変わります。

作り変えるか、改善し続けるか

• BPR（業務プロセス再構築）… いまのやり方を前提にせず、根本から作り直します。「この承認は本当に要るのか」から問い直すので、大きな効果が出る反面、負担も抵抗も大きくなります。
• BPM（業務プロセス管理）… 測って、直して、また測るを繰り返し、継続的に良くしていきます。一度で大きくは変わりませんが、続けられます。

BPRは一度きりの作り直し、BPMは終わりのない改善です。両方を使い分けます。作り直した後、そのやり方を維持し磨いていくのがBPMの役割です。

紙と押印で回っていた手続きを、システム上で回るようにするしくみをワークフローシステムといいます。申請がいまどこで止まっているかが見えるようになります。

RPA — パソコンの操作を代わりにやってもらう

RPAは、人がパソコン上で行う定型的な操作を、ソフトウェアに代行させるしくみです。画面から数字を読み取って別のシステムに入力する、といった作業を自動で繰り返します。

向いている仕事には、はっきりした条件があります。

• 手順が決まっている。毎回同じ順序でできる。
• 判断が要らない、または判断の基準が明確。「その都度考える」作業は向きません。
• 繰り返しの量が多い。月に1回の作業を自動化しても、作る手間のほうが大きくなります。

まとめ

業務を良くするには、まず流れを図にして見える形にします。道具は見たいもので選び、人と作業なら業務フロー図、データの流れならDFD、データの関係ならE-R図です。BPRは根本から作り直し、BPMは測って直すを回し続けます。RPAは定型で量の多い操作に向きますが、自動化の前に手順そのものを見直します。

理解の確認

ある部門が、毎日発生する伝票の転記作業をRPAで自動化しようとしています。着手する前に確認しておくべきことを、理由とともに述べてください。

答え: その転記作業自体が本当に必要かを、先に見直すことです。RPAはいまのやり方をそのまま速く実行する道具なので、無駄な手順が残っていれば、その無駄ごと自動化してしまいます。たとえば転記が必要な理由が「2つのシステムがつながっていないから」であれば、システム間を連携させて転記そのものを無くすほうが、根本的で効果も大きくなります。手順を見直したうえで、なお必要な定型作業だけを自動化するのが順序です。あわせて、手順が決まっていること、判断の基準が明確であること、繰り返しの量が自動化の手間に見合うことも確かめます。