調達計画・実施

ねらい

システムを「買う・頼む」手続を学びます。このレッスンを終えると、調達の手順と、RFI・RFP・RFQという3つの依頼書の使い分け、契約形態の違いを説明できるようになります。

調達と調達計画

要件定義を踏まえ、既成の製品又はサービスの購入、組織内部でのシステム開発、外部委託によるシステム開発などから調達方法を選択します。自社で作るか外部に頼むかの判断の拠り所を内外作基準と呼びます。そのうえで、調達の対象、要求事項、条件などを定義して調達計画を策定します。

調達の適切さを維持するためには、システム資産・ソフトウェア資産の管理が重要です。利用しているソフトウェアの権利を適切に管理するライセンス管理や、部品として組み込むソフトウェアの出所と安全性を管理するソフトウェアのサプライチェーンマネジメントがその例です。

調達の実施：RFIからRFP・RFQへ

調達の代表的な方法には、提案内容を競わせて選ぶ企画競争入札や、条件を満たす者から価格などで選ぶ一般競争入札があります。ベンダー企業とのやり取りは、次の依頼書を軸に進みます。

まず情報収集のRFI、次に提案を求めるRFPという順序を押さえましょう。

ベンダー企業は提案依頼書を基にシステム構成や開発手法を検討し、提案書や見積書を作成して依頼元に提案します。

調達選定とリスク分析

調達先の選定では、提案評価基準や要求事項適合度の重み付けを含めて選定の手順を確立し、提案書や見積書から、開発の確実性、信頼性、費用内訳、工程別スケジュール、最終納期などを比較評価して選定します。あらかじめ決めた基準で評価することが、公正な選定の前提です。

また、調達には内部統制や法令遵守の観点からのリスク管理が必要です。人権や労働環境などに配慮するCSR調達、環境負荷の小さい製品・サービスを優先するグリーン調達といった観点からリスクを分析・評価し、対策を立てます。

契約締結

選定したベンダー企業と交渉を行い、納入システム、費用、納入時期、発注元とベンダー企業の役割分担などを確認して契約を締結します。契約形態の代表は次の2つです。

1. 請負契約は、仕事の完成に対して報酬を支払う契約です。完成の責任は受注者が負います。
2. （準）委任契約は、業務の遂行そのものに対して報酬を支払う契約です。完成の義務は負いません。

「完成に責任を持つのが請負、作業の遂行に責任を持つのが委任」という違いが頻出です。

契約の参考として、ソフトウェア開発委託モデル契約や情報システム・モデル取引・契約書が公開されています。ソフトウェアの利用に関しては、知的財産権利用許諾契約、ソフトウェア使用許諾契約、ライセンス契約を締結します。

例題

次の問いに答えてください。

問1 ベンダー企業に対して、調達対象システムや提案依頼事項、調達条件を示し、提案書の提出を依頼する文書を何といいますか。

問2 仕事の完成に対して報酬を支払い、完成の責任を受注者が負う契約形態を何といいますか。

解答と解説

問1の答えはRFP（提案依頼書）です。情報収集の段階で出すRFI（情報提供依頼書）と区別しましょう。

問2の答えは請負契約です。業務の遂行に対して報酬を支払う（準）委任契約とは、完成の義務の有無が異なります。

応用

本試験を意識した問題を解いてみましょう。

問 システム調達の手順として、ベンダー企業に文書を提示する順序が適切なものはどれでしょうか。次の中から選んでください。

1. RFIを提示して情報提供を受け、その後RFPを提示して提案書の提出を依頼する
2. RFPを提示して提案書を受け、その後RFIを提示して情報提供を依頼する
3. 契約を締結し、その後RFPを提示して提案書の提出を依頼する
4. 見積書を受領し、その後RFQを提示して見積りを依頼する

解答と解説

答えは1です。まずRFI（情報提供依頼書）でシステム化の目的や業務内容を示して実現手段などの情報を集め、それを踏まえてRFP（提案依頼書）で具体的な提案を依頼するのが適切な順序です。2は情報収集と提案依頼の順序が逆です。3は選定の根拠となる提案を受ける前に契約を結んでおり、手順として不適切です。4は見積りを依頼する文書であるRFQについて、見積書を受け取った後に出すとしており、順序が逆です。