業務プロセス

ねらい

業務のやり方そのものを見直す考え方を学びます。このレッスンを終えると、業務プロセス改善の基本的な流れと、BPR・BPMS・BPO・RPAといった代表的な手法・仕組みを区別して説明できるようになります。

業務プロセス改善の考え方

既存の組織構造や業務プロセスを見直し、効果的なシステム活用とあわせて、業務・システムの最適化を図ります。改善は次の流れで進めるのが基本です。

1. プロセスの可視化で、業務の流れを図などに書き出し、現状を見えるようにします。
2. プロセスの標準化で、人によってバラバラだった手順を統一します。
3. プロセスの自動化で、標準化された手順を機械に任せます。

いきなり自動化するのではなく、可視化と標準化を経てから自動化する、という順序が重要です。バラバラな手順のまま自動化しても、混乱を高速化するだけだからです。

BPRとBPMS

BPR（Business Process Reengineering）は、既存の業務プロセスを前提とせず、業務の流れを根本から抜本的に再設計する取組です。冒頭の例なら、押印の手順を電子化するのではなく、「この承認は本当に3段階も必要か」から問い直します。

BPMS（Business Process Management System）は、業務プロセスの分析、設計、実行、モニタリング、改善というサイクルを継続的に回すことを支援するシステムです。一度きりの抜本改革であるBPRに対して、BPMSは日常的・継続的な改善の道具と捉えると区別しやすくなります。

外部への委託：BPOとオフショア

BPO（Business Process Outsourcing）は、経理や人事、コールセンターなどの業務プロセスそのものを外部の専門企業に一括して委託することです。システムの開発だけでなく、業務の運営ごと外に出す点が特徴です。

オフショアは、業務やシステム開発を海外の企業や拠点に委託・移管することです。コストの低減などを目的として行われます。

業務を支えるシステム

日々の業務プロセスを支える代表的な仕組みも押さえておきましょう。

RPAは、データの転記や帳票の作成のような、手順が決まっている繰り返し作業の自動化に向いています。冒頭の紙の承認作業も、ワークフローシステムを導入すれば経路の管理と記録が自動になり、数日かかっていた承認を短縮できます。

例題

次の問いに答えてください。

問1 既存の業務プロセスを前提とせず、業務の流れを根本から抜本的に再設計する取組を何といいますか。

問2 経理やコールセンターなどの業務プロセスそのものを外部の専門企業に一括して委託することを何といいますか。

解答と解説

問1の答えはBPR（Business Process Reengineering）です。手順の部分的な改善ではなく、プロセス全体をゼロから設計し直す点が特徴です。

問2の答えはBPO（Business Process Outsourcing）です。システムだけでなく業務の運営ごと委託する形態です。

応用

本試験を意識した問題を解いてみましょう。

問 人がコンピュータ上で行う定型的な事務作業について、ソフトウェアのロボットに代行させて自動化する仕組みはどれでしょうか。次の中から選んでください。

1. RPA
2. BPR
3. BPMS
4. BPO

解答と解説

答えは1のRPA（Robotic Process Automation）です。データの転記や帳票作成のような、手順の決まった繰り返し作業をソフトウェアのロボットが代行します。2のBPRは業務プロセスを根本から再設計する取組であり、作業を代行する仕組みではありません。3のBPMSは業務プロセスの分析・実行・改善のサイクルを継続的に支援するシステムで、個々の定型作業の代行が主目的ではありません。4のBPOは業務プロセスを外部の企業に委託することであり、ソフトウェアによる自動化ではなく人の組織への委託です。