文書管理

1. 定義

文書管理とは、輸出等の業務に関する文書・図画・電磁的記録を、適切な期間保存する管理のことです。遵守基準省令第1条第二号リが、特定重要貨物等輸出者等に対して保存するよう努めることを求めています。

2. 求められ方の内訳

努力義務です。省令リの文末は「保存するよう努めること」で、監査のヘ、研修のト、子会社の指導等のチと同じ書き方です。

省令は年数を定めていません。「適切な期間」とだけ書かれています。具体の年数の出どころは包括許可取扱要領で、輸出・提供時の資料を、輸出令別表第1と外為令別表の2から4までの項は7年間、5の項以降は5年間保存すると定めています。

電磁的記録も対象です。省令リは文書・図画とならべて電磁的記録を挙げ、電子的方式・磁気的方式その他の人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録と定義しています。紙の書類だけを残して審査のやり取りのメールを消す運用は、記録の半分を捨てています。

3. 記録が支えているもの

同一性確認は、記録に記載された貨物等と現物を突き合わせる確認です。監査は、保存された記録を拠り所に手続の実施状況を検証します。どちらも記録が無ければ成り立ちません。保存期間を罰則の時効に対応させて設計するのは、違反の疑いが問われうる期間と、適正に業務を行った証拠を出せる期間を合わせるためです。