調達計画・実施

ねらい

システムの発注先を決める手順を学びます。このレッスンを終えると、情報を集める段階と提案を求める段階の違いを説明でき、選ぶときと契約するときに確かめるべきことを挙げられるようになります。

発注先を決めるまでの流れ

調達とは、必要なものを外部から手に入れることです。システムの場合、機器・ソフトウェア・開発作業・運用サービスが対象になります。

手順には段階があり、それぞれで出す文書の名前が違います。

RFPには何を書くか

RFPは、提案を受け取る側の土台をそろえるための文書です。ここが曖昧だと、各社がばらばらの前提で書いてくるため、比べられません。

書くべきことは次のとおりです。

• 背景と目的… なぜこのシステムが要るのか。
• 要件… 機能要件と非機能要件。
• 前提条件… 既存システムとの関係、使える環境。
• 予算の考え方と納期。
• 提案してほしい項目と、提案書の書式。
• 評価の基準… 何を重く見て選ぶのか。

評価の基準を先に示すことが大切です。後から基準を作ると、特定の会社に都合の良い基準になったのではないかという疑いを招きます。

選ぶときに見ること

金額だけで選ばないのが原則です。

• 要件を満たしているか。満たせない項目がどれだけあるか。
• 実現方法が妥当か。絵に描いた話になっていないか。
• 体制と実績。担当する人がいるか、似た案件の経験があるか。
• 総額（TCO）。導入費だけでなく、保守費まで含めた総額で比べます。
• 納期。間に合うか。

契約とその後

契約では、作業の範囲・納期・金額・検収の方法・責任の範囲を明確にします。「言った・言わない」を防ぐためです。

• ソフトウェア資産管理（SAM）… 会社が持つソフトウェアのライセンスを把握し、契約した数を超えて使っていないかを管理します。数を超えて使えば契約違反になります。
• グリーン調達… 環境への負荷が小さい製品やサービスを優先して選ぶ考え方です。
• CSR調達… 取引先の労働環境や人権への配慮も含めて選ぶ考え方です。自社だけでなく、取引先の姿勢も自社の責任として見ます。

まとめ

調達は、RFIで情報を集め、RFPで提案を求め、決めた基準で選び、契約するという順に進みます。RFPには要件と評価基準を先に書き、各社の前提をそろえます。選ぶときは金額だけでなく、要件の充足・実現方法・体制・総額で見ます。

理解の確認

ある会社が、新しい販売管理システムの導入にあたり、まだどんな製品や実現方法があるのかを把握できていません。この段階で複数のベンダに出すべき文書はRFIとRFPのどちらで、その理由は何でしょうか。

答え: RFI（情報提供依頼書）です。この会社はまだ、どんな製品があり、各社が何を得意としているかを把握できていません。この状態でRFPを出すと、要件や前提を十分に固められないまま提案を求めることになり、各社がばらばらの前提で提案してくるため比べられません。まずRFIで「どんなことができますか」と幅広く尋ねて世の中の選択肢と相場をつかみ、それを踏まえて要件と評価基準を固めてから、RFPで具体的な提案を求めるのが順序です。