文書管理

輸出管理に関連するあらゆる書類（許可証、審査記録、出荷記録など）を、法令で定められた期間保管し、必要に応じて迅速に取り出せるようにする管理業務です。証拠保全の役割を持ち、万が一の調査時に正当な管理を行っていたことを証明するために不可欠です。安全保障輸出管理実務能力認定試験では、保管が必要な書類の範囲や期間、そして電子的記録の扱いが問われます。ずさんな文書管理は、管理体制の不備とみなされるため注意が必要です。